Was ist eine E-Rechnung? Einfach erklärt

Rechnungen gehören zum Alltag jedes Unternehmens. Doch mit der zunehmenden Digitalisierung verändert sich auch die Art, wie Rechnungen erstellt, verschickt und verarbeitet werden.

Immer häufiger ist von E-Rechnungen, XRechnung und ZUGFeRD die Rede. Doch was genau ist eine E-Rechnung? Ist eine PDF-Datei bereits eine E-Rechnung? Und was müssen Selbstständige und kleine Unternehmen darüber wissen?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Informationen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen. Dadurch können die enthaltenen Rechnungsdaten von Computersystemen automatisch gelesen und weiterverarbeitet werden.

Eine E-Rechnung ist deshalb nicht einfach nur eine Rechnung, die digital verschickt wird.

Der entscheidende Unterschied liegt in der Struktur der Daten.

Eine klassische Rechnung kann beispielsweise als PDF erstellt und per E-Mail versendet werden. Die PDF-Datei sieht zwar digital aus, enthält die Rechnungsinformationen aber normalerweise nicht in einer Form, die eine automatische Verarbeitung ermöglicht.

Bei einer E-Rechnung sind die relevanten Daten dagegen strukturiert enthalten.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, eine gewöhnliche PDF-Rechnung gilt grundsätzlich nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Definition.

Eine PDF-Datei kann zwar elektronisch verschickt werden, beispielsweise per E-Mail. Sie ist jedoch in erster Linie ein digitales Abbild einer Rechnung.

Eine echte E-Rechnung enthält dagegen strukturierte Daten, die von geeigneter Software automatisch verarbeitet werden können.

Genau deshalb werden Formate wie XRechnung und ZUGFeRD immer wichtiger.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen. Die Rechnungsinformationen werden dabei strukturiert als XML-Daten übermittelt.

Für Menschen ist eine reine XRechnung nicht unbedingt leicht zu lesen. Dafür ist sie besonders gut für die automatische Verarbeitung durch Software geeignet.

XRechnung spielt insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eine wichtige Rolle.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein weiteres Format für elektronische Rechnungen.

Im Gegensatz zur reinen XRechnung kombiniert ZUGFeRD eine PDF-Darstellung mit strukturierten Rechnungsdaten.

Dadurch kann eine Rechnung sowohl von einem Menschen gelesen als auch von geeigneter Software automatisch verarbeitet werden.

ZUGFeRD kann daher insbesondere für Unternehmen interessant sein, die ihre Rechnungsstellung digitalisieren möchten, ohne auf eine gut lesbare Darstellung zu verzichten.

Warum werden E-Rechnungen immer wichtiger?

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung soll den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungsdaten vereinfachen.

Strukturierte Rechnungsdaten können beispielsweise automatisch in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übernommen werden. Dadurch können manuelle Eingaben reduziert und wiederkehrende administrative Aufgaben vereinfacht werden.

Für Unternehmen kann eine digitale Rechnungsverwaltung deshalb mehrere Vorteile bieten:

• weniger manuelle Dateneingabe
• schnellere Verarbeitung von Rechnungen
• weniger Übertragungsfehler
• einfachere digitale Archivierung
• bessere Integration in andere Unternehmenssysteme

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?

In Deutschland gelten seit 2025 neue Regelungen zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich.

Dabei ist wichtig, zwischen dem Empfang und der Ausstellung von E-Rechnungen zu unterscheiden. Auch gelten Übergangsregelungen, sodass nicht jedes Unternehmen sofort jede Rechnung ausschließlich als E-Rechnung ausstellen muss.

Deshalb sollte immer geprüft werden, welche Regelungen für das jeweilige Unternehmen und den konkreten Geschäftsfall gelten.

Insbesondere für Selbstständige und kleine Unternehmen ist es sinnvoll, sich frühzeitig mit dem Thema E-Rechnung auseinanderzusetzen.

E-Rechnungen für Selbstständige und kleine Unternehmen

Auch wenn ein Unternehmen nur wenige Rechnungen pro Monat erstellt, kann die manuelle Rechnungsstellung unnötig viel Zeit kosten.

Rechnungsnummern vergeben, Kundendaten eintragen, Leistungen erfassen, Zahlungsinformationen ergänzen und anschließend die Rechnung versenden – all diese Schritte gehören zum administrativen Teil des Geschäfts.

Eine digitale Lösung kann dabei helfen, Rechnungen und Angebote schneller und strukturierter zu erstellen.

E-Rechnungen einfach erstellen

Mit Zefare können Freelancer, Selbstständige und kleine Unternehmen Rechnungen und Angebote online erstellen.

Neben klassischen PDF-Rechnungen unterstützt Zefare auch moderne Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

So lassen sich Rechnungen und Angebote zentral erstellen, ohne dass für jede Rechnung eigene Vorlagen oder manuelle Arbeitsschritte notwendig sind.

Fazit

Eine E-Rechnung ist mehr als eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Der entscheidende Unterschied sind die strukturierten elektronischen Rechnungsdaten, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen.

XRechnung und ZUGFeRD gehören zu den wichtigsten Formaten im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen in Deutschland.

Wer als Freelancer, Selbstständiger oder kleines Unternehmen Rechnungen erstellt, sollte sich deshalb frühzeitig mit der digitalen Rechnungsstellung beschäftigen.

Denn je einfacher der administrative Teil des Geschäfts wird, desto mehr Zeit bleibt für die eigentliche Arbeit.