E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt 2026?

Seit der Einführung der E-Rechnung in Deutschland fragen sich viele Kleinunternehmer, ob sie ihre bisherigen Rechnungen weiterhin als PDF versenden dürfen oder bereits ein spezielles elektronisches Format verwenden müssen.

Die Antwort ist wichtig: Für Kleinunternehmer gelten besondere Regeln. Dabei muss zwischen dem Empfang einer E-Rechnung und ihrer Ausstellung unterschieden werden.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung durch Software ermöglicht.

Eine gewöhnliche PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, gilt seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne.

Zu den bekannten Formaten gehören:

• XRechnung: ein strukturiertes XML-Format.

• ZUGFeRD: ein hybrides Format, das PDF und strukturierte XML-Daten kombiniert.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer in Deutschland den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen.

Dafür reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach aus. Eine spezielle Software ist allein für den Empfang nicht gesetzlich vorgeschrieben.

In der Praxis ist es dennoch sinnvoll, eingehende Rechnungen in einem geeigneten Format öffnen, prüfen und sicher aufbewahren zu können.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer, die die Steuerbefreiung nach § 19 UStG anwenden, sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen.

Sie dürfen weiterhin beispielsweise Papierrechnungen ausstellen. Auch eine PDF-Rechnung kann verwendet werden, wenn die geltenden Voraussetzungen für das gewählte Rechnungsformat erfüllt sind.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Kleinunternehmer von sämtlichen Rechnungspflichten befreit sind. Die jeweils geltenden Pflichtangaben müssen weiterhin berücksichtigt werden.

Welche Angaben gehören auf eine Rechnung?

Für Kleinunternehmer gelten vereinfachte Rechnungsanforderungen nach § 34a UStDV.

Dazu gehören insbesondere:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Unternehmers;

• Ausstellungsdatum der Rechnung;

• Angaben zum Kunden, soweit gesetzlich erforderlich;

• Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Leistung;

• Gesamtentgelt;

• ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

Je nach konkretem Fall können weitere Angaben notwendig sein. Bei der Rechnungsstellung sollten daher die geltenden gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt werden.

Was ist mit der Kleinunternehmerregelung und der Umsatzsteuer?

Kleinunternehmer wenden die besondere Umsatzsteuerregelung nach § 19 UStG an. Sie weisen deshalb auf ihren Rechnungen grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus.

Stattdessen sollte die Rechnung einen eindeutigen Hinweis enthalten, dass die Leistung unter die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer fällt.

Die Kleinunternehmerregelung betrifft die umsatzsteuerliche Behandlung. Sie bedeutet nicht, dass ein Unternehmer keine Rechnungen ausstellen oder eingehende Rechnungen aufbewahren muss.

Was sollten Kleinunternehmer 2026 praktisch tun?

Auch wenn keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, lohnt sich eine Vorbereitung auf den digitalen Rechnungsaustausch.

Sinnvolle Schritte sind:

1. Sicherstellen, dass ein E-Mail-Postfach für den Empfang verfügbar ist.

2. Mit Geschäftspartnern klären, in welchem Format Rechnungen ausgetauscht werden.

3. Eingehende elektronische Rechnungen im ursprünglichen Format aufbewahren.

4. Die erforderlichen Rechnungsangaben bei selbst ausgestellten Rechnungen prüfen.

5. Eine Rechnungssoftware nutzen, die zum eigenen Geschäftsmodell passt.

Rechnungen und Angebote mit Zefare erstellen

Mit Zefare können Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen Rechnungen und Angebote digital erstellen.

Der Arbeitsablauf bleibt übersichtlich: Kundendaten erfassen, Leistungen hinzufügen und ein passendes Dokument erstellen.

Für Unternehmen, die strukturierte elektronische Rechnungen benötigen, unterstützt Zefare die Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Welche Funktionen und Formate im konkreten Fall benötigt werden, hängt von den Anforderungen des Unternehmens und seiner Geschäftspartner ab.

Fazit: Was gilt für Kleinunternehmer?

Für Kleinunternehmer gelten 2026 zwei wichtige Grundsätze:

• E-Rechnungen empfangen: grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025 erforderlich.

• E-Rechnungen ausstellen: keine allgemeine Pflicht für Kleinunternehmer, die § 19 UStG anwenden.

Trotz dieser Erleichterung bleiben die allgemeinen Pflichten zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung und Aufbewahrung bestehen.

Wer seine Rechnungsprozesse frühzeitig organisiert, kann elektronische Rechnungen von Geschäftspartnern einfacher verarbeiten und den eigenen Verwaltungsaufwand reduzieren.