ZUGFeRD einfach erklärt: Was ist das?

Wer sich mit E-Rechnungen in Deutschland beschäftigt, stößt neben XRechnung häufig auf den Begriff ZUGFeRD.

Doch was ist eine ZUGFeRD-Rechnung? Wie funktioniert das Format und was ist der Unterschied zu einer normalen PDF-Rechnung oder einer XRechnung?

In diesem Artikel erklären wir ZUGFeRD einfach und verständlich.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein standardisiertes, hybrides Format für elektronische Rechnungen.

Das Besondere daran: Eine ZUGFeRD-Rechnung verbindet eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit strukturierten XML-Rechnungsdaten in einer gemeinsamen Datei.

Das PDF dient als visuelle Darstellung der Rechnung. Die eingebetteten XML-Daten können von Software automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.

Damit verbindet ZUGFeRD zwei Perspektiven:

PDF: Die Rechnung kann von Menschen gelesen werden.

XML: Die Rechnungsdaten können von Software verarbeitet werden.

Wie funktioniert eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung basiert auf einer PDF/A-3-Datei.

In diese PDF-Datei werden strukturierte XML-Rechnungsdaten eingebettet.

Für den Empfänger sieht die Rechnung zunächst wie eine normale PDF-Rechnung aus. Gleichzeitig befinden sich die strukturierten Daten innerhalb derselben Datei und können von geeigneter Software automatisch verarbeitet werden.

Dadurch muss der Empfänger nicht zwischen einer PDF-Datei und einer separaten XML-Datei wechseln.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und einer normalen PDF-Rechnung?

Eine normale PDF-Rechnung enthält in der Regel eine visuelle Darstellung der Rechnung.

Die Rechnungsdaten müssen von einer Software nicht automatisch als strukturierte Daten interpretiert werden können.

Bei ZUGFeRD enthält die Datei zusätzlich strukturierte XML-Daten.

Vereinfacht gesagt:

Normale PDF: Informationen für den Menschen.

ZUGFeRD: Informationen für den Menschen + strukturierte Daten für Software.

Genau diese Kombination macht das Format für digitale Rechnungsprozesse interessant.

ZUGFeRD und XRechnung: Was ist der Unterschied?

XRechnung und ZUGFeRD sind zwei unterschiedliche Formate für elektronische Rechnungen.

Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und enthält keine zusätzliche PDF-Darstellung.

Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert dagegen eine PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.

Dadurch kann eine ZUGFeRD-Rechnung für den Menschen leichter lesbar sein, während die enthaltenen XML-Daten gleichzeitig automatisch verarbeitet werden können.

Beide Formate können unter den entsprechenden Voraussetzungen als E-Rechnung verwendet werden.

Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?

Ja.

Das Bundesministerium der Finanzen nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als zulässiges hybrides E-Rechnungsformat, wobei bestimmte ältere Profile ausgenommen sind. Voraussetzung ist, dass die jeweiligen Anforderungen erfüllt werden.

Der Standard basiert auf der europäischen Norm EN 16931.

ZUGFeRD kann grundsätzlich für verschiedene Geschäftsbeziehungen eingesetzt werden, darunter B2B, B2G und B2C.

Welche Vorteile hat ZUGFeRD?

Ein wichtiger Vorteil von ZUGFeRD ist die Verbindung von Lesbarkeit und strukturierter Datenverarbeitung.

Der Empfänger kann die PDF-Darstellung wie eine gewöhnliche Rechnung ansehen, während Buchhaltungs- oder ERP-Systeme die strukturierten XML-Daten automatisiert verarbeiten können.

Das kann beispielsweise bei der automatischen Übernahme von Rechnungsdaten helfen und manuelle Eingaben reduzieren.

Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?

Der ZUGFeRD-Standard wird weiterentwickelt.

Die aktuell von FeRD veröffentlichte Version ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026.

Bei der Erstellung elektronischer Rechnungen sollte deshalb darauf geachtet werden, dass die verwendete Software und das gewählte Profil zum jeweiligen Anwendungsfall passen.

Kann man ZUGFeRD als PDF öffnen?

Ja.

Das ist einer der wesentlichen Unterschiede zu einer reinen XML-Rechnung wie XRechnung.

Die ZUGFeRD-Datei enthält eine PDF-Darstellung, die direkt angezeigt werden kann. Gleichzeitig enthält sie die strukturierten XML-Rechnungsdaten.

Wichtig ist dabei: Bei einer hybriden E-Rechnung sind die strukturierten Rechnungsdaten maßgeblich. Wenn sich die XML-Daten und die sichtbare PDF-Darstellung unterscheiden, sind die strukturierten Daten entscheidend.

Wie erstellt man eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung kann mit einer geeigneten Rechnungssoftware erstellt werden.

Die Software erzeugt die visuelle PDF-Darstellung und fügt die strukturierten XML-Rechnungsdaten in die Datei ein.

Anschließend sollte die fertige E-Rechnung entsprechend den technischen Anforderungen validiert werden.

ZUGFeRD für Selbstständige und kleine Unternehmen

ZUGFeRD kann auch für Freelancer, Selbstständige und kleine Unternehmen interessant sein.

Besonders praktisch ist das Format, wenn eine Rechnung sowohl für Menschen lesbar sein als auch von Buchhaltungs- oder ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden soll.

Deshalb kann es sinnvoll sein, bei der Auswahl einer Rechnungssoftware auf die Unterstützung von ZUGFeRD zu achten.

ZUGFeRD mit Zefare erstellen

Mit Zefare können Freelancer, Selbstständige und kleine Unternehmen digitale Rechnungen und Angebote erstellen.

Neben PDF-Rechnungen unterstützt Zefare auch ZUGFeRD und XRechnung.

Damit können verschiedene Anforderungen an digitale Rechnungen über eine zentrale Lösung abgedeckt werden.

Fazit

ZUGFeRD ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, das PDF und strukturierte XML-Daten in einer Datei kombiniert.

Dadurch ist eine ZUGFeRD-Rechnung für Menschen lesbar und gleichzeitig für die automatische Verarbeitung durch Software geeignet.

Wer sich mit E-Rechnungen in Deutschland beschäftigt, sollte deshalb die Unterschiede zwischen PDF, XRechnung und ZUGFeRD kennen.