XRechnung einfach erklärt: Was ist das?
Wer sich mit elektronischen Rechnungen in Deutschland beschäftigt, stößt schnell auf den Begriff XRechnung.
Doch was genau ist eine XRechnung? Wie unterscheidet sie sich von einer normalen PDF-Rechnung? Und wann wird dieses Format verwendet?
In diesem Artikel erklären wir die wichtigsten Grundlagen der XRechnung einfach und verständlich.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen.
Im Gegensatz zu einer klassischen PDF-Rechnung enthält eine XRechnung die Rechnungsinformationen in einem strukturierten XML-Format. Dadurch können die Daten von Computersystemen automatisch gelesen und verarbeitet werden.
Die XRechnung ist damit nicht in erster Linie für die Darstellung auf einem Bildschirm gedacht, sondern für die maschinelle Verarbeitung von Rechnungsdaten.
Der deutsche Standard XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931.
Wie sieht eine XRechnung aus?
Eine XRechnung ist im Kern eine XML-Datei.
In dieser Datei befinden sich strukturierte Informationen wie beispielsweise:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Verkäufer und Käufer
- Leistungsbeschreibung
- Mengen und Preise
- Umsatzsteuer
- Zahlungsinformationen
- weitere für die Rechnung relevante Daten
Für Menschen sieht eine XML-Datei zunächst nicht wie eine klassische Rechnung aus.
Das ist normal.
Die Datei ist in erster Linie dafür gedacht, dass eine Software die enthaltenen Informationen automatisch verarbeiten kann. Mit geeigneter Software können die Daten bei Bedarf auch in einer für Menschen lesbaren Form dargestellt werden.
XRechnung und PDF: Was ist der Unterschied?
Der wichtigste Unterschied liegt in der Art, wie die Rechnungsinformationen gespeichert werden.
Eine klassische PDF-Rechnung ist hauptsächlich für Menschen gedacht. Der Empfänger kann sie öffnen, lesen und beispielsweise ausdrucken.
Eine XRechnung enthält dagegen strukturierte Daten, die von Software automatisch verarbeitet werden können.
Vereinfacht gesagt:
PDF: Mensch liest die Rechnung.
XRechnung: Software verarbeitet die Rechnungsdaten.
Genau diese maschinelle Verarbeitung ist einer der wichtigsten Vorteile elektronischer Rechnungen.
Ist eine XRechnung eine E-Rechnung?
Ja.
Eine XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat und kann die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen, wenn die jeweiligen gesetzlichen und technischen Anforderungen eingehalten werden.
Nicht jede beliebige XML-Datei ist jedoch automatisch eine gültige XRechnung. Die Rechnung muss dem entsprechenden Standard und den relevanten Geschäftsregeln entsprechen.
Wann wird eine XRechnung verwendet?
Die XRechnung ist insbesondere im Bereich B2G (Business-to-Government) wichtig, also bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Bei Rechnungen an Behörden können zusätzliche Anforderungen gelten. Dazu kann beispielsweise eine sogenannte Leitweg-ID gehören, die zur elektronischen Adressierung einer Behörde verwendet wird.
Im normalen B2B-Bereich ist eine Leitweg-ID grundsätzlich nicht erforderlich.
XRechnung ist jedoch nicht ausschließlich auf Rechnungen an Behörden beschränkt. Ein strukturiertes Rechnungsformat kann auch im geschäftlichen Austausch zwischen Unternehmen verwendet werden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung und ZUGFeRD werden häufig gemeinsam genannt, sind aber nicht dasselbe.
Eine XRechnung ist ein rein strukturiertes Format auf XML-Basis.
ZUGFeRD ist dagegen ein hybrides Rechnungsformat, das strukturierte Rechnungsdaten mit einer menschenlesbaren PDF-Darstellung kombiniert.
Beide Formate können unter den entsprechenden Voraussetzungen die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.
Welches Format sinnvoll ist, hängt unter anderem davon ab, wer die Rechnung empfängt und wie die Rechnung verarbeitet werden soll.
Kann man eine XRechnung als PDF öffnen?
Eine XRechnung selbst ist keine normale PDF-Datei.
Da die XRechnung aus strukturierten XML-Daten besteht, kann sie mit geeigneter Software für Menschen lesbar dargestellt werden.
Das bedeutet jedoch nicht, dass aus einer XRechnung automatisch eine normale PDF-Rechnung wird.
Der eigentliche Vorteil der XRechnung liegt darin, dass die strukturierten Daten von Rechnungssoftware direkt verarbeitet werden können.
Wie kann man eine XRechnung erstellen?
Eine XRechnung kann mit einer geeigneten Rechnungssoftware erstellt werden.
Dabei müssen die erforderlichen Rechnungsdaten korrekt erfasst und anschließend in das entsprechende strukturierte Format übertragen werden.
Zusätzlich ist es sinnvoll, die fertige Rechnung zu validieren. Eine Validierung kann dabei helfen, fehlende oder logisch fehlerhafte Angaben zu erkennen.
XRechnung für Selbstständige und kleine Unternehmen
Auch Freelancer und kleine Unternehmen können mit XRechnungen in Berührung kommen.
Besonders relevant wird das Format, wenn Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gestellt werden oder Geschäftspartner ein strukturiertes Rechnungsformat verlangen.
Deshalb kann es sinnvoll sein, bereits bei der Auswahl einer Rechnungssoftware darauf zu achten, ob XRechnung unterstützt wird.
XRechnung mit Zefare erstellen
Mit Zefare können Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen digitale Rechnungen und Angebote online erstellen.
Neben klassischen PDF-Rechnungen unterstützt Zefare auch XRechnung und ZUGFeRD.
Damit können Unternehmen ihre Rechnungsstellung digitalisieren und verschiedene Rechnungsformate über eine zentrale Lösung erstellen.
Fazit
Die XRechnung ist ein standardisiertes, strukturiertes Rechnungsformat auf XML-Basis. Ihr wichtigster Zweck ist nicht die Darstellung für Menschen, sondern die automatische Verarbeitung von Rechnungsdaten durch Software.
Besonders im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern spielt die XRechnung eine wichtige Rolle.
Wer digitale Rechnungen erstellt, sollte deshalb den Unterschied zwischen PDF, XRechnung und ZUGFeRD kennen.
Mit einer geeigneten Rechnungssoftware lässt sich die Erstellung und Verarbeitung digitaler Rechnungen deutlich einfacher gestalten.