XRechnung чи ZUGFeRD

Під час переходу на електронні рахунки-фактури в Німеччині часто зустрічаються два формати: XRechnung та ZUGFeRD. Обидва призначені для електронної обробки рахунків, але технічно працюють по-різному.

У цій статті розглянемо основні відмінності та пояснимо, у яких ситуаціях може використовуватися кожен формат.

Що таке XRechnung?

XRechnung — це стандартизований структурований формат рахунку на основі XML. Дані рахунку зберігаються у формі, яку можуть автоматично обробляти комп'ютерні системи.

XRechnung не є звичайним PDF-файлом. Інформація про рахунок передається у вигляді структурованих XML-даних.

XRechnung особливо важлива під час роботи з державними установами. Залежно від одержувача рахунку може знадобитися, наприклад, Leitweg-ID.

Більше про формат ми розповіли у статті [XRechnung: що це таке?].

Що таке ZUGFeRD?

ZUGFeRD — це гібридний формат електронного рахунку. В одному документі він поєднує візуально зрозумілий PDF та структуровані XML-дані рахунку.

Завдяки цьому документ можна переглядати як звичайний рахунок, а програмне забезпечення може автоматично обробляти структуровані дані.

PDF представляє візуальну частину рахунку, а вбудований XML містить структуровану інформацію.

Детальніше про ZUGFeRD ми розповіли у статті [ZUGFeRD: що це таке і як працює?].

XRechnung та ZUGFeRD: порівняння

Головна відмінність полягає у способі представлення рахунку.

XRechnung складається зі структурованих XML-даних. Без спеціального програмного забезпечення такий файл незручно читати людині.

ZUGFeRD поєднує PDF та XML в одному файлі. Одержувач може відкрити рахунок як звичайний документ, а програмна система — автоматично обробити структуровані дані.

ZUGFeRD — це XRechnung?

Ні. XRechnung та ZUGFeRD — це різні формати.

Обидва дозволяють використовувати структуровані дані рахунку та пов'язані з європейськими вимогами до електронного виставлення рахунків. Однак їхня технічна реалізація відрізняється.

У ZUGFeRD структуровані XML-дані вбудовуються у файл PDF/A-3. XRechnung є структурованим XML-рахунком.

Який формат кращий?

Не існує одного формату, який був би найкращим у всіх ситуаціях. Вибір залежить насамперед від одержувача рахунку та його технічних вимог.

Якщо державний замовник прямо вимагає XRechnung, необхідно надати відповідний формат.

Якщо рахунок має бути одночасно зручним для читання людиною та придатним для автоматичної обробки, ZUGFeRD може бути практичним варіантом.

Перед відправленням електронного рахунку завжди варто перевірити вимоги одержувача.

Що важливо знати самозайнятим та малому бізнесу?

Для самозайнятих та невеликих компаній головне — використовувати формат, який приймає конкретний діловий партнер.

Перед відправленням електронного рахунку варто перевірити:

• який формат рахунку приймає одержувач;

• чи потрібні структуровані дані;

• чи потрібен Leitweg-ID;

• чи існують спеціальні технічні вимоги;

• чи потрібно перевірити рахунок за допомогою валідатора.

Така перевірка допомагає уникнути проблем під час обробки рахунку.

XRechnung та ZUGFeRD у Zefare

У Zefare можна створювати рахунки у форматах ZUGFeRD та XRechnung. Це дозволяє самозайнятим та невеликим компаніям використовувати відповідний формат залежно від конкретної ситуації.

Висновок

XRechnung та ZUGFeRD вирішують схоже завдання: дані рахунку мають бути структурованими та придатними для електронної обробки.

Головну технічну відмінність можна представити так:

XRechnung = структурований XML-рахунок

ZUGFeRD = PDF із вбудованими структурованими XML-даними

Вибір формату залежить насамперед від вимог одержувача та конкретної ділової ситуації.