Як створити E-Rechnung: покроковий посібник
Створити E-Rechnung — це не просто зберегти рахунок у PDF та надіслати його електронною поштою.
Справжній електронний рахунок містить структуровані дані, які можуть автоматично оброблятися програмним забезпеченням. У Німеччині широко використовуються формати XRechnung та ZUGFeRD.
Але як правильно створити E-Rechnung? Які дані необхідно вказати та на що варто звернути увагу фрилансерам і невеликим компаніям?
Що таке E-Rechnung?
Відповідно до §14 UStG, E-Rechnung — це рахунок, який створюється, передається та приймається у структурованому електронному форматі, що дозволяє виконувати його електронну обробку.
Тому звичайний PDF-рахунок автоматично не стає E-Rechnung.
PDF можна надіслати електронною поштою, але зазвичай він не містить структурованих даних, які бухгалтерська програма може безпосередньо обробити.
В E-Rechnung дані рахунку представлені у структурованому форматі.
Які формати можна використовувати?
У Німеччині особливо відомі два формати.
XRechnung
XRechnung — структурований формат XML. Дані рахунку представлені у машинозчитуваному вигляді та можуть оброблятися автоматично.
ZUGFeRD
ZUGFeRD — гібридний формат. Він поєднує візуально зрозумілий PDF та структуровані XML-дані в одному файлі.
Федеральне міністерство фінансів Німеччини зазначає, що XRechnung та ZUGFeRD починаючи з версії 2.0.1 за відповідних умов відповідають вимогам до допустимого формату E-Rechnung.
Які дані має містити E-Rechnung?
Електронний рахунок повинен містити необхідні реквізити.
Зокрема:
- повне ім'я та адресу продавця або виконавця;
- повне ім'я та адресу одержувача;
- податковий номер або Umsatzsteuer-ID;
- дату виставлення рахунку;
- унікальний номер рахунку;
- кількість і вид товарів або опис та обсяг послуги;
- дату поставки або надання послуги;
- суму без ПДВ;
- застосовану ставку ПДВ;
- суму ПДВ або зазначення про звільнення від оподаткування.
Конкретні вимоги встановлені §14 UStG. Залежно від ситуації можуть знадобитися додаткові дані.
Як створити E-Rechnung?
Найпростіший спосіб — використовувати програмне забезпечення для виставлення рахунків, яке може створювати відповідний структурований електронний формат.
Зазвичай процес виглядає так.
1. Ввести дані клієнта
Спочатку вказуються дані одержувача рахунку.
Наприклад, ім'я, адреса та за необхідності Umsatzsteuer-ID.
2. Додати дані рахунку
Потім вказуються номер рахунку, дата виставлення та, за необхідності, дата надання послуги або поставки.
Унікальний номер потрібен для ідентифікації рахунку.
3. Додати товари або послуги
Після цього додаються окремі позиції рахунку.
Для кожної позиції вказуються опис, кількість, ціна та за необхідності ставка ПДВ.
4. Додати платіжну інформацію
За необхідності додаються умови оплати та банківські реквізити.
Залежно від конкретної операції можуть знадобитися додаткові дані.
5. Обрати формат E-Rechnung
Після цього створюється рахунок у відповідному електронному форматі.
Для деяких ділових партнерів може бути потрібна XRechnung. В інших випадках ZUGFeRD може бути практичним варіантом, якщо потрібні одночасно візуальний документ і структуровані дані.
6. Перевірити рахунок
Перед відправленням потрібно перевірити повноту та логічність даних.
Федеральне міністерство фінансів рекомендує виконувати валідацію E-Rechnung. Така перевірка може виявити відсутні або нелогічні обов'язкові дані та допомогти уникнути помилок.
7. Надіслати рахунок
Після перевірки електронний рахунок передається одержувачу.
При цьому потрібно враховувати, який формат і спосіб передачі приймає конкретний одержувач.
Чи можна перетворити PDF на E-Rechnung?
Просто перейменувати PDF або повторно зберегти його як PDF недостатньо, щоб отримати E-Rechnung.
Дані рахунку повинні бути представлені у відповідному структурованому електронному форматі.
Залежно від вихідного документа спеціальне програмне забезпечення може перенести дані існуючого рахунку та створити, наприклад, XRechnung або ZUGFeRD.
Після цього створений рахунок варто перевірити на технічну та змістовну коректність.
Створення E-Rechnung за допомогою Zefare
За допомогою Zefare фрилансери, самозайняті та невеликі компанії можуть створювати цифрові рахунки та пропозиції.
Рахунки можна створювати, зокрема, у форматах XRechnung та ZUGFeRD.
Процес залишається простим: вказати дані клієнта, додати послуги або товари, створити рахунок та використати відповідний електронний формат.
Що перевірити перед відправленням E-Rechnung?
Перед відправленням корисно виконати коротку перевірку:
Дані рахунку: чи правильно вказані ім'я та адреса?
Номер рахунку: чи є номер унікальним?
Дані про послугу: чи правильно вказані послуга, кількість і дата?
Податки: чи правильно вказані ставка та сума ПДВ?
Формат: чи відповідає обраний формат вимогам?
Одержувач: чи може одержувач обробити обраний формат?
Валідація: чи перевірено електронний рахунок на технічні та логічні помилки?
Така перевірка особливо корисна під час автоматизованої обробки рахунків.
Висновок
Створити E-Rechnung — це не просто надіслати PDF в електронному вигляді.
Дані рахунку повинні бути представлені у відповідному структурованому електронному форматі. У Німеччині особливо важливими є XRechnung та ZUGFeRD.
Основний процес виглядає так:
Дані клієнта → дані рахунку → товари або послуги → вибір формату → перевірка → відправлення одержувачу.
Відповідне програмне забезпечення для виставлення рахунків дозволяє значно спростити цей процес та інтегрувати його у щоденну роботу компаніі.