XRechnung: що це таке і як працює?
Якщо ви починаєте розбиратися в електронних рахунках у Німеччині, то досить швидко стикаєтеся з терміном XRechnung.
Що таке XRechnung? Чим вона відрізняється від звичайного рахунку у форматі PDF? У яких випадках використовується цей формат?
У цій статті розглянемо основні особливості XRechnung простими словами.
Що таке XRechnung?
XRechnung — це стандартизований формат електронних рахунків.
На відміну від звичайного PDF-рахунку, XRechnung містить інформацію про рахунок у структурованому форматі XML. Завдяки цьому програмне забезпечення може автоматично зчитувати та обробляти дані.
Таким чином, XRechnung призначена насамперед для машинної обробки даних, а не для візуального відображення рахунку.
Німецький стандарт XRechnung базується на європейському стандарті EN 16931.
Що містить XRechnung?
По суті, XRechnung є XML-файлом зі структурованою інформацією про рахунок.
Він може містити:
- номер рахунку;
- дату рахунку;
- дані продавця та покупця;
- опис товарів або послуг;
- кількість і ціни;
- інформацію про ПДВ;
- платіжні реквізити;
- інші необхідні дані рахунку.
Якщо відкрити XML-файл безпосередньо, він не виглядатиме як звичайний рахунок.
Це нормально.
Основне завдання XRechnung — надати дані у форматі, який може автоматично оброблятися програмами. За потреби спеціальне програмне забезпечення може відобразити ці дані у зручному для людини вигляді.
Чим XRechnung відрізняється від PDF?
Головна відмінність полягає у структурі даних.
Звичайний PDF-рахунок насамперед призначений для читання людиною.
XRechnung призначена для автоматичної обробки програмним забезпеченням.
Якщо спростити:
PDF: рахунок читає людина.
XRechnung: дані рахунку обробляє програма.
Саме можливість машинної обробки є однією з головних переваг електронних рахунків.
Чи є XRechnung електронним рахунком?
Так.
XRechnung є структурованим форматом електронного рахунку і може відповідати вимогам E-Rechnung за умови дотримання відповідних законодавчих і технічних вимог.
Однак не кожен XML-файл автоматично є дійсною XRechnung. Документ має відповідати відповідному стандарту та встановленим бізнес-правилам.
Де використовується XRechnung?
XRechnung особливо важлива у сфері B2G (Business-to-Government) — під час виставлення рахунків державним установам.
Під час роботи з державними замовниками можуть діяти додаткові вимоги. Наприклад, для електронної адресації рахунку державній установі може використовуватися Leitweg-ID.
У звичайній B2B-взаємодії між компаніями Leitweg-ID, як правило, не потрібна.
Водночас XRechnung не обмежується лише державними установами. Структуровані електронні рахунки можуть використовуватися і між звичайними компаніями.
У чому різниця між XRechnung та ZUGFeRD?
XRechnung та ZUGFeRD часто згадуються разом, але це різні формати.
XRechnung — це повністю структурований формат на основі XML.
ZUGFeRD — це гібридний формат, який поєднує структуровані дані рахунку з PDF-представленням, зручним для читання людиною.
За дотримання відповідних вимог обидва формати можуть використовуватися як E-Rechnung.
Вибір формату залежить, зокрема, від отримувача рахунку та способу подальшої обробки документа.
Чи можна відкрити XRechnung як PDF?
Сама XRechnung не є звичайним PDF-файлом.
Оскільки вона складається зі структурованих XML-даних, спеціальне програмне забезпечення може відобразити цю інформацію у зручному для людини вигляді.
Однак це не означає, що XRechnung є звичайним PDF-рахунком.
Основна перевага формату полягає в тому, що структуровані дані можуть безпосередньо оброблятися бухгалтерськими та іншими бізнес-системами.
Як створити XRechnung?
XRechnung можна створити за допомогою відповідного програмного забезпечення для виставлення рахунків.
Необхідно правильно вказати дані рахунку, після чого програма формує документ у відповідному структурованому форматі.
Також рекомендується перевіряти готовий електронний рахунок за допомогою валідатора. Така перевірка може допомогти виявити відсутні або логічно некоректні дані.
XRechnung для фрилансерів та малого бізнесу
З XRechnung можуть стикатися не лише великі компанії, а й фрилансери та невеликі підприємства.
Формат особливо актуальний, якщо потрібно виставляти рахунки державним замовникам або якщо бізнес-партнер вимагає структурований електронний рахунок.
Тому під час вибору програми для виставлення рахунків варто звертати увагу на підтримку XRechnung.
Створення XRechnung за допомогою Zefare
За допомогою Zefare фрилансери, самозайняті та невеликі компанії можуть створювати цифрові рахунки та пропозиції онлайн.
Окрім звичайних PDF-рахунків, Zefare підтримує XRechnung та ZUGFeRD.
Це дозволяє працювати з різними форматами електронних рахунків у межах одного цифрового рішення.
Висновок
XRechnung — це стандартизований електронний формат рахунку на основі XML. Його основне завдання — не візуальне відображення, а автоматична обробка структурованих даних рахунку програмним забезпеченням.
XRechnung особливо важлива під час виставлення рахунків державним установам у Німеччині.
Тому всім, хто працює з електронними рахунками, корисно розуміти різницю між PDF, XRechnung та ZUGFeRD.
А відповідне програмне забезпечення може зробити створення та обробку цифрових рахунків значно простішими.