Що таке електронний рахунок (E-Rechnung)?
Рахунки є невід'ємною частиною роботи практично будь-якого бізнесу. Але з розвитком цифрових процесів змінюється і спосіб їх створення, надсилання та обробки.
У Німеччині все частіше зустрічаються такі поняття, як E-Rechnung, XRechnung та ZUGFeRD.
Але що саме являє собою електронний рахунок? Чи є звичайний PDF електронним рахунком? І що потрібно знати про E-Rechnung фрилансерам, самозайнятим та малим компаніям?
Що таке E-Rechnung?
E-Rechnung — це рахунок, інформація в якому представлена у структурованому електронному форматі.
Завдяки цьому бухгалтерські програми та інші системи можуть автоматично зчитувати й обробляти дані рахунку.
Тобто електронний рахунок — це не просто рахунок, надісланий в електронному вигляді.
Головна відмінність полягає у структурі даних.
Наприклад, звичайний рахунок можна створити у форматі PDF та надіслати клієнту електронною поштою. Хоча PDF є цифровим документом, інформація в ньому зазвичай не структурована таким чином, щоб бухгалтерська програма могла автоматично її обробити.
В E-Rechnung дані представлені у структурованому форматі.
Чи є PDF електронним рахунком?
Ні. Звичайний рахунок у форматі PDF, як правило, не вважається E-Rechnung відповідно до німецького визначення електронного рахунку.
PDF можна надіслати електронною поштою, але фактично це цифрове представлення рахунку.
E-Rechnung містить структуровані дані, які можуть автоматично оброблятися відповідним програмним забезпеченням.
Саме тому такі формати, як XRechnung та ZUGFeRD, стають дедалі важливішими.
Що таке XRechnung?
XRechnung — це стандартизований формат електронних рахунків.
Інформація про рахунок передається у вигляді структурованих XML-даних.
Чистий формат XRechnung не обов'язково зручний для безпосереднього читання людиною. Його головна перевага полягає у можливості автоматичної обробки програмними системами.
XRechnung особливо важливий під час виставлення рахунків державним установам у Німеччині.
Що таке ZUGFeRD?
ZUGFeRD — ще один формат електронних рахунків.
На відміну від чистої XRechnung, ZUGFeRD поєднує візуальне представлення рахунку у PDF зі структурованими даними.
Таким чином, рахунок може бути зручним для перегляду людиною та одночасно автоматично оброблятися відповідним програмним забезпеченням.
Для багатьох компаній це зручний спосіб поєднати звичний вигляд рахунку із сучасними структурованими даними.
Чому E-Rechnung стає дедалі важливішим?
Електронні рахунки допомагають спростити обмін та обробку інформації про рахунки.
Структуровані дані можуть, наприклад, автоматично передаватися до бухгалтерських або ERP-систем. Це зменшує кількість ручного введення та спрощує регулярні адміністративні процеси.
Для бізнесу електронні рахунки можуть означати:
- менше ручного введення даних;
- швидшу обробку рахунків;
- менше помилок під час перенесення інформації;
- зручне цифрове зберігання;
- простішу інтеграцію з іншими системами.
Що означає обов'язок використовувати E-Rechnung у Німеччині?
З 2025 року в Німеччині діють нові правила, пов'язані з електронними рахунками у сфері B2B.
При цьому важливо розрізняти обов'язок приймати E-Rechnung та обов'язок виставляти E-Rechnung. Для виставлення електронних рахунків також передбачені перехідні періоди.
Тому конкретні вимоги залежать від ситуації, типу бізнесу та конкретної операції.
Фрилансерам і малим компаніям варто заздалегідь розібратися в нових правилах, щоб без проблем перейти на цифровий документообіг.
E-Rechnung для фрилансерів та малого бізнесу
Навіть якщо компанія або фрилансер виставляє лише кілька рахунків на місяць, ручне створення документів може займати багато часу.
Потрібно вказати дані клієнта, номер рахунку, послуги або товари, ціни, платіжні реквізити, сформувати документ та надіслати його клієнту.
Цифрове рішення для створення рахунків може значно спростити цей процес.
Створення електронних рахунків онлайн
За допомогою Zefare фрилансери, самозайняті та малі компанії можуть створювати рахунки та пропозиції онлайн.
Окрім звичайних PDF-рахунків, Zefare підтримує сучасні формати XRechnung та ZUGFeRD.
Це дозволяє створювати рахунки та пропозиції у цифровому вигляді без необхідності вручну підтримувати окремі шаблони та процеси для кожного документа.
Висновок
E-Rechnung — це не просто PDF-файл, надісланий електронною поштою. Головна відмінність полягає у структурованих електронних даних, які дозволяють автоматично обробляти інформацію про рахунок.
XRechnung та ZUGFeRD є двома важливими форматами електронних рахунків у Німеччині.
Для фрилансерів, самозайнятих та малих компаній розуміння принципів E-Rechnung стає дедалі важливішим.
Чим простішим є процес створення рахунків, тим більше часу залишається на клієнтів, проєкти та розвиток власного бізнесу.