E-Rechnung Pflicht in Deutschland: Was gilt 2026, 2027 und 2028?

Die elektronische Rechnung ist in Deutschland längst keine Zukunftstechnologie mehr.

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Gleichzeitig gibt es Übergangsfristen, sodass nicht jedes Unternehmen sofort ausschließlich E-Rechnungen ausstellen muss.

Doch was gilt aktuell im Jahr 2026? Was ändert sich 2027? Und welche Regeln gelten ab 2028?

In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die wichtigsten Fristen.

Was hat sich seit 2025 geändert?

Seit dem 1. Januar 2025 gelten für inländische B2B-Umsätze neue Regelungen zur elektronischen Rechnung.

Grundsätzlich ist bei entsprechenden Umsätzen eine E-Rechnung vorgesehen. Für die Einführung wurden jedoch Übergangsregelungen geschaffen.

Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen von E-Rechnungen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Empfang reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach aus.

Für die Ausstellung gelten dagegen die Übergangsfristen.

E-Rechnung 2026: Was gilt aktuell?

Im Jahr 2026 befinden wir uns weiterhin in der Übergangsphase.

Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller bei entsprechenden Umsätzen weiterhin eine sogenannte sonstige Rechnung verwenden.

Dazu kann beispielsweise eine Papierrechnung gehören. Auch eine PDF-Rechnung per E-Mail ist weiterhin möglich, wenn der Empfänger diesem elektronischen Format zustimmt.

Das bedeutet:

2026 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich bereits gesetzlich eingeführt, aber es besteht noch eine Übergangsregelung für die Ausstellung.

Für Unternehmen ist 2026 deshalb ein wichtiger Zeitpunkt, um die eigenen Rechnungsprozesse auf die kommenden Anforderungen vorzubereiten.

E-Rechnung 2027: Was ändert sich?

Ab dem 1. Januar 2027 wird die Übergangsregelung eingeschränkt.

Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, können für Umsätze im Jahr 2027 weiterhin eine andere Rechnungsform verwenden.

Diese zusätzliche Übergangsfrist gilt bis zum 31. Dezember 2027.

Für Unternehmen mit einem höheren Vorjahresumsatz endet die entsprechende allgemeine Übergangsregelung bereits Ende 2026.

Deshalb ist 2027 insbesondere für kleinere Unternehmen ein wichtiges Übergangsjahr.

E-Rechnung ab 2028

Ab dem 1. Januar 2028 endet diese Übergangsregelung für die Ausstellung von Rechnungen.

Damit wird die E-Rechnung für entsprechende inländische B2B-Umsätze zum Regelfall.

Unternehmen sollten deshalb nicht bis Ende 2027 warten, sondern ihre Rechnungsprozesse frühzeitig vorbereiten.

Gilt die E-Rechnung für alle Rechnungen?

Nein.

Die verpflichtenden Regelungen gelten nicht für jede Rechnungssituation.

Insbesondere B2C-Umsätze, also Rechnungen an private Endverbraucher, sind von der verpflichtenden B2B-E-Rechnung nicht betroffen.

Auch bestimmte steuerfreie Umsätze und weitere gesetzlich geregelte Fälle sind ausgenommen.

Darüber hinaus können beispielsweise Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Auch für bestimmte weitere Rechnungssituationen bestehen Ausnahmen.

Deshalb sollte immer geprüft werden, ob der konkrete Geschäftsfall überhaupt unter die verpflichtenden E-Rechnungsregeln fällt.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach jede Rechnung, die elektronisch verschickt wird.

Eine Rechnung als PDF, die per E-Mail versendet wird, ist grundsätzlich nicht dasselbe wie eine strukturierte E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Regelungen.

Eine E-Rechnung muss insbesondere die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen und strukturierte elektronische Rechnungsdaten enthalten. Dadurch können die Informationen automatisiert verarbeitet werden.

Zu den bekannten Formaten gehören beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD.

Mehr dazu:

• [Was ist eine XRechnung?]

• [Was ist ZUGFeRD?]

• [XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?]

Müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?

Ja.

Diese Anforderung gilt bereits seit dem 1. Januar 2025.

Ein Unternehmen muss grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Empfang ist nach den Informationen des Bundesfinanzministeriums grundsätzlich ein E-Mail-Postfach ausreichend.

Das bedeutet allerdings nicht automatisch, dass jedes Unternehmen bereits 2025 oder 2026 alle Rechnungen ausschließlich als E-Rechnung ausstellen muss.

Für die Ausstellung gelten die beschriebenen Übergangsfristen.

Was sollten Unternehmen jetzt vorbereiten?

Auch wenn für manche Unternehmen noch eine Übergangsfrist besteht, kann es sinnvoll sein, die eigenen Prozesse frühzeitig anzupassen.

Dazu gehören beispielsweise:

• geeignete Rechnungssoftware auswählen;

• E-Rechnungen empfangen und speichern können;

• XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen;

• Rechnungsdaten korrekt erfassen;

• E-Rechnungen validieren;

• bestehende Buchhaltungsprozesse überprüfen;

• Mitarbeiter mit den neuen Abläufen vertraut machen.

Besonders kleine Unternehmen können davon profitieren, die Umstellung nicht erst kurz vor Ablauf der Übergangsfrist zu beginnen.

E-Rechnung mit Zefare

Mit Zefare können Freelancer, Selbstständige und kleine Unternehmen digitale Rechnungen und Angebote erstellen.

Zefare unterstützt dabei unter anderem XRechnung und ZUGFeRD, sodass Unternehmen ihre elektronischen Rechnungsprozesse mit einer zentralen Lösung vorbereiten können.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland erfolgt schrittweise.

2026: Übergangsregelung für die Ausstellung läuft grundsätzlich bis Ende 2026.

2027: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt die verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027.

2028: Die Übergangsregelungen für die Ausstellung enden.

Unabhängig von diesen Fristen müssen inländische Unternehmen bereits seit 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Wer seine Rechnungsprozesse frühzeitig vorbereitet, kann die Umstellung Schritt für Schritt durchführen und muss nicht erst kurz vor Ablauf der Übergangsfristen reagieren.