XRechnung oder ZUGFeRD?

Wer sich mit elektronischen Rechnungen in Deutschland beschäftigt, stößt schnell auf die Begriffe XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate können für elektronische Rechnungen verwendet werden, funktionieren aber unterschiedlich.

In diesem Artikel erklären wir die wichtigsten Unterschiede und zeigen, wann welches Format sinnvoll sein kann.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein standardisiertes, strukturiertes Rechnungsformat auf XML-Basis. Sie enthält die Rechnungsdaten in einer Form, die von Computersystemen verarbeitet werden kann.

Eine XRechnung ist keine normale PDF-Datei. Die Rechnungsinformationen werden als strukturierte XML-Daten übermittelt.

Besonders wichtig ist die XRechnung im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern. Für Rechnungen an Behörden kann unter anderem eine Leitweg-ID erforderlich sein.

Mehr dazu erklären wir in unserem Artikel [XRechnung einfach erklärt].

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Eine ZUGFeRD-Rechnung verbindet eine visuell lesbare PDF-Datei mit strukturierten XML-Rechnungsdaten in einem Dokument.

Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen als auch von Software verarbeitet werden.

Das PDF dient dabei als visuelle Darstellung. Die strukturierten XML-Daten enthalten die maschinenlesbaren Rechnungsinformationen.

Mehr über das Format erfahren Sie in unserem Artikel [ZUGFeRD einfach erklärt].

XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich

Der wichtigste Unterschied liegt in der Darstellung der Rechnung.

Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. Für Menschen ist diese Datei ohne entsprechende Software nicht besonders komfortabel zu lesen.

ZUGFeRD kombiniert dagegen PDF und XML in einer Datei. Der Empfänger kann die Rechnung wie ein normales Dokument öffnen und gleichzeitig die strukturierten Daten automatisiert verarbeiten.

Ist ZUGFeRD eine XRechnung?

Nein. XRechnung und ZUGFeRD sind unterschiedliche Formate.

Beide basieren auf den europäischen Anforderungen für elektronische Rechnungen und können strukturierte Rechnungsdaten enthalten. Die technische Umsetzung ist jedoch unterschiedlich.

Bei ZUGFeRD werden strukturierte XML-Daten in eine PDF/A-3-Datei eingebettet. Eine XRechnung wird dagegen als strukturierte XML-Rechnung erstellt.

Welches Format ist besser?

Es gibt kein allgemein besseres Format. Entscheidend ist, wer die Rechnung erhält und welche technischen Anforderungen dort gelten.

Wenn ein öffentlicher Auftraggeber ausdrücklich eine XRechnung verlangt, sollte eine entsprechende XRechnung erstellt werden.

Wenn eine Rechnung gleichzeitig für Menschen gut lesbar und für automatisierte Prozesse geeignet sein soll, kann ZUGFeRD eine praktische Lösung sein.

Auch die Anforderungen des Rechnungsempfängers sollten immer berücksichtigt werden.

Was ist für Selbstständige und kleine Unternehmen wichtig?

Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist vor allem wichtig, dass das verwendete Format zum jeweiligen Geschäftspartner passt.

Vor dem Versand einer elektronischen Rechnung sollte daher geprüft werden:

• Welches Rechnungsformat akzeptiert der Empfänger?
• Werden strukturierte Rechnungsdaten benötigt?
• Ist eine Leitweg-ID erforderlich?
• Welche technischen Anforderungen gelten beim Empfänger?
• Muss die Rechnung validiert werden?

Dadurch lassen sich Probleme bei der Verarbeitung oder beim Rechnungseingang vermeiden.

XRechnung oder ZUGFeRD mit Zefare erstellen

Mit Zefare können Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung erstellt werden. Dadurch können Selbstständige und kleine Unternehmen das passende elektronische Rechnungsformat für unterschiedliche Geschäftssituationen verwenden.

Fazit

XRechnung und ZUGFeRD verfolgen ein ähnliches Ziel: Rechnungsdaten sollen strukturiert und elektronisch verarbeitet werden können.

Der wesentliche Unterschied ist die technische Darstellung:

XRechnung = strukturierte XML-Rechnung

ZUGFeRD = PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten

Welches Format verwendet werden sollte, hängt vor allem von den Anforderungen des Rechnungsempfängers und dem jeweiligen Geschäftsvorgang ab.