XRechnung: что это такое и как работает?
Если вы начинаете разбираться в электронных счетах в Германии, то довольно быстро сталкиваетесь с термином XRechnung.
Что такое XRechnung? Чем она отличается от обычного счета в PDF? В каких случаях используется этот формат?
В этой статье разберем основные особенности XRechnung простым языком.
Что такое XRechnung?
XRechnung — это стандартизированный формат электронных счетов.
В отличие от обычного PDF-счета, XRechnung содержит информацию о счете в структурированном формате XML. Благодаря этому программное обеспечение может автоматически считывать и обрабатывать данные.
Таким образом, XRechnung предназначена прежде всего для машинной обработки данных, а не для визуального отображения счета.
Немецкий стандарт XRechnung основан на европейском стандарте EN 16931.
Что содержит XRechnung?
По сути, XRechnung представляет собой XML-файл со структурированной информацией о счете.
В нем могут содержаться:
- номер счета;
- дата счета;
- данные продавца и покупателя;
- описание товаров или услуг;
- количество и цены;
- информация о НДС;
- платежные реквизиты;
- другие необходимые данные счета.
Если открыть XML-файл напрямую, он не будет выглядеть как привычный счет.
Это нормально.
Основная задача XRechnung — предоставить данные в формате, который может автоматически обрабатываться программами. При необходимости специальное программное обеспечение может отобразить эти данные в удобном для человека виде.
Чем XRechnung отличается от PDF?
Главное отличие заключается в структуре данных.
Обычный PDF-счет в первую очередь предназначен для чтения человеком.
XRechnung предназначена для автоматической обработки программным обеспечением.
Упрощенно:
PDF: счет читает человек.
XRechnung: данные счета обрабатывает программа.
Именно возможность машинной обработки является одним из главных преимуществ электронных счетов.
Является ли XRechnung электронным счетом?
Да.
XRechnung является структурированным форматом электронного счета и может соответствовать требованиям E-Rechnung при соблюдении соответствующих законодательных и технических требований.
Однако не любой XML-файл автоматически является действительной XRechnung. Документ должен соответствовать соответствующему стандарту и установленным бизнес-правилам.
Где используется XRechnung?
XRechnung особенно важна в сфере B2G (Business-to-Government) — при выставлении счетов государственным учреждениям.
При работе с государственными заказчиками могут действовать дополнительные требования. Например, для электронной адресации счета государственному учреждению может использоваться Leitweg-ID.
В обычном B2B-взаимодействии между компаниями Leitweg-ID, как правило, не требуется.
При этом XRechnung не ограничивается исключительно государственными учреждениями. Структурированные электронные счета могут использоваться и между обычными компаниями.
В чем разница между XRechnung и ZUGFeRD?
XRechnung и ZUGFeRD часто упоминаются вместе, однако это разные форматы.
XRechnung — это полностью структурированный формат на основе XML.
ZUGFeRD — это гибридный формат, который объединяет структурированные данные счета с PDF-представлением, удобным для чтения человеком.
При соблюдении соответствующих требований оба формата могут использоваться как E-Rechnung.
Выбор формата зависит, в частности, от получателя счета и способа дальнейшей обработки документа.
Можно ли открыть XRechnung как PDF?
Сама XRechnung не является обычным PDF-файлом.
Поскольку она состоит из структурированных XML-данных, специальное программное обеспечение может отобразить эту информацию в удобном для человека виде.
Однако это не означает, что XRechnung является обычным PDF-счетом.
Главное преимущество формата заключается в том, что структурированные данные могут напрямую обрабатываться бухгалтерскими и другими бизнес-системами.
Как создать XRechnung?
XRechnung можно создать с помощью подходящего программного обеспечения для выставления счетов.
Необходимо правильно указать данные счета, после чего программа формирует документ в соответствующем структурированном формате.
Также рекомендуется проверять готовый электронный счет с помощью валидатора. Такая проверка может помочь обнаружить отсутствующие или логически некорректные данные.
XRechnung для фрилансеров и малого бизнеса
С XRechnung могут сталкиваться не только крупные компании, но и фрилансеры и небольшие предприятия.
Формат особенно актуален, если необходимо выставлять счета государственным заказчикам или если бизнес-партнер требует структурированный электронный счет.
Поэтому при выборе программы для выставления счетов стоит обращать внимание на поддержку XRechnung.
Создание XRechnung с помощью Zefare
С помощью Zefare фрилансеры, самозанятые и небольшие компании могут создавать цифровые счета и предложения онлайн.
Помимо обычных PDF-счетов, Zefare поддерживает XRechnung и ZUGFeRD.
Это позволяет работать с различными форматами электронных счетов в рамках одного цифрового решения.
Заключение
XRechnung — это стандартизированный электронный формат счета на основе XML. Его основная задача — не визуальное отображение, а автоматическая обработка структурированных данных счета программным обеспечением.
XRechnung особенно важна при выставлении счетов государственным учреждениям в Германии.
Поэтому всем, кто работает с электронными счетами, полезно понимать разницу между PDF, XRechnung и ZUGFeRD.
А подходящее программное обеспечение может сделать создание и обработку цифровых счетов значительно проще.